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Hotel-Meldeschein DSGVO-konform

Die Meldescheine, die bisher genutzt wurden, entsprechen in den meisten Fällen nicht den Anforderungen an den Datenschutz. In den meisten Fällen findet eine Vermengung von erforderlichen Daten (gemäß §30 BMG) mit freiwilligen Angaben des Gastes, wie etwa Telefonnummer und E-Mail-Adresse statt.

Das ist alleine schon wegen der Zweckbindung schwierig. Denn die erforderlichen Meldedaten müssen ein Jahr aufbewahrt werden. Dann ist die Zweckbindung zur Speicherung dieser personenbezogenen Daten entfallen. Die Meldescheine müssen dann entsorgt werden.

Damit entfiele aber auch ein möglicher Nachweis der Einwilligung in die Speicherung der E-Mail-Adresse für den Versand eines Newsletters an den Hotelgast. Allein aus diesem Grund ist es sinnvoll den Meldeschein in zwei Teile zu gliedern: Einen oberen Teil mit den Pflichtangaben nach dem Bundesmeldegesetz und einen unteren Teil mit allen anderen freiwilligen Angaben des Gastes.

Soweit so gut, ich kann nun als Hotelier den oberen Teil des Meldescheines nach einem Jahr abschneiden und vernichten. Trotzdem genügen die meisten bisher genutzten Meldescheine nicht den Anforderungen an die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Warum? Weil der Gast nicht korrekt über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten und seiner Betroffenenrechte informiert ist. Diese Pflicht ergibt sich jedoch aus Artikel 13 DSGVO!

Mein Vorschlag: Im oberen Teil des Meldescheins die Pflichtangaben, gefolgt von einer kurzen (!) Information über die Datenverarbeitung (gesetzliche Grundlagen, Speicherfrist) und die Betroffenenrechte. Diese würde ich auf der Rückseite ausführlich erläutern und darauf auch auf der Vorderseite hinweisen. Es kann auch nicht schaden, eine Datenschutzerklärung ausgedruckt bereit zu halten, um diese dem Gast bei Interesse aushändigen zu können.

Auf dem unteren Teil des Meldescheins kämen dann die freiwilligen Angaben, wie zum Beispiel die E-Mail-Adresse des Gastes und die Möglichkeit einen Newsletter zu abonnieren. Gefolgt wird das ganze von der Einwilligungserklärung des Hotelgastes.

Der Hotel-Verband stellt übrigens ein Muster eines solchen Hotel-Meldescheines als Word-Dokument und als PDF zur Verfügung. Auf der Website findet man auch weitere Erläuterungen zum bereitgestellten Meldeschein-Muster.

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